Las empresas valorarán las salas de reuniones como una de las herramientas críticas para seguir siendo competitivas en la medida en que las personas trabajan juntas de manera efectiva, cara a cara, para hacer el trabajo más creativo.
Los trabajadores deben tener la certeza de que es seguro volver y estar motivados para regresar a un entorno seguro que garantice su bienestar físico, cognitivo y emocional.
Ya sea que estemos pensando en hacer una remodelación de nuestras oficinas o que regresemos a las mismas instalaciones debemos tener en cuenta los cambios que nos impone la nueva normalidad.
1.- Distanciamiento en salas grandes
Si tenemos y vamos a continuar usando las salas de reuniones grandes hay que revisar el aforo y utilizarlo por ahora maximo a un 30%, bloqueando los espacios que no se van a utilizar tratando que los participantes no estén enfrentados de manera que bajemos el riesgo de recibir partículas de saliva de nuestros compañeros de sala.
2.- Más salas - más pequeñas
Otra opción interesante es convertir nuestra salas grandes en varias salas más pequeñas, teniendo en cuenta que por la nueva forma de trabajar tendremos que hacer varias videoconferencias al dia. Estas salas deben ser de 3 o maximo 4 personas.
Deben tener tecnología que garantice el distanciamiento como por ejemplo un sistema de automatización que pueda usar desde mi propio dispositivo móvil sin necesidad de contacto
alguno con los elementos de la sala, los sistemas de presentación inalámbrica tambien son indispensables para evitar el contacto con cables al momento de hacer una presentación. Otro elemento esencial es tener una cámara de lente amplio de manera que pueda cubrir a todas las personas a pesar de que estén distanciadas.
3.- Control de aforo
Tanto las salas de reuniones como los puestos de trabajo serán ahora de uso común, estilo "wework" por lo que es ideal contar con una solución de reserva y agendamiento de espacios de trabajo e incluso de parqueaderos, lockers y demas áreas comunes. Este sistema debe controlar el aforo, armar las rutas de circulación de las personas dentro de la oficina y guardar un registro de la ocupación con el fin de crear cercos epidemiológicos en caso de ser necesario.
4.- Videoconferencia de soluciones fijas a carros de videoconferencia.
Cualquier sitio es ideal para hacer videoconferencias, no solamente las salas de reuniones, tambien cualquier área común como puede ser una sala, una mesa de trabajo comunal, una terraza o incluso el comedor.
Se podrían tener equipos de videoconferencia en todas las áreas o tambien se podria usar un "carro de videoconferencia" que lo pueda mover al sitio en donde en ese momento tenga mi reserva y ofrezca las mejores condiciones para la reunion, de manera que únicamente deba conectar un cable de red y un cable de corriente.
Que no requiera instalación de ningún tipo y que tampoco tenga cables que se salgan del carro y que en adición el monitor tambien me sirva de pizarra.