El 90 % de las fallas en las salas de juntas ocurren por falta de mantenimiento básico. por eso es tan importante hacer un mantenimiento preventivo de las salas antes de que ocurra un problema en medio de una reunión. Aquí algunos tips para evitar que esto ocurra:
Rutina de inspección diaria: Acostumbre a hacer una rutina diaria, antes de iniciar las reuniones, dedicando pocos minutos a cada sala, pero asegurándose que está funcionando correctamente.
Preste atención especial a las puntas de los cables de usuario para asegurar que se encuentran en buen estado, muchas de las fallas reportadas resultan ser por cables defectuosos después de que el usuario anterior los manipulo.
Inventario completo:
En la revisión diaria ponga especial cuidado en revisar que efectivamente todos los elementos de la sala se encuentran dentro de ella y disponibles, por ejemplo todo funciona bien, pero el cable HDMI de la mesa no esta por que el usuario anterior lo llevó por equivocación o falta el control remoto del TV por que lo llevaron para usar en otra sala.
Servicio técnico especializado:
Después de terminar la rutina y si encuentra algún desperfecto que no se pueda solucionar de inmediato de aviso a los usuarios de la restricción que tiene la sala, por ejemplo "solo sirve para reuniones presenciales" y avise inmediatamente a su servicio técnico especializado para que acudan a la mayor brevedad de acuerdo a la disponibilidad de la sala.
Si no tiene un servicio técnico especializado, contratelo de inmediato, funciona muy bien el tener un paquete de horas de servicio pagado previamente de manera que se obvien todos los trámites previos a una visita por demanda como pueden ser emitir la orden de compra del gasto, etc y de esta manera solucionar más rápidamente el problema presentado.
Además de estos puntos tan importantes también tenga en cuenta lo siguiente:
1. Buena conexión a internet
2. Tener equipamiento de buena calidad calidad:
3. Mantener los equipos actualizados a último nivel de software
4. Tener la configuración adecuada y un backup de la misma en caso de que esta se borre
5. Educación del usuario: